1. 目的

为使HIC提供的知识产权管理体系认证（IPMS）过程符合国家认监委、国家知识产权局联合发布的《知识产权认证管理办法》，确保 IPMS 证的有效性，本文件规定了开展 IPMS 体系认证的特定要求。

2. 适用范围

本文件适用于IPMS体系认证过程管理，仅包括特殊要求，对于 ISO/IEC 17021-1的通用要求已在 HIC-UD-01~14 程序中说明，此处不再详述。

3. 管理职责

3.1 技术委员会负责对认证人员的评价管理工作；

3.2 审核组负责对现场进行审核；

3.3 知识产权事业部负责认证审核全过程的监视、测量和评价。

3.4 知识产权事业部负责 IPMS 项目的合同评审、审核方案策划和认证决定工作；

3.5 总经理负责对监督扩大/缩小、认证资格的暂定、恢复、撤销、注销处理的审批；

3.6 总经理负责签发认证证书。

4. 认证业务范围和收费标准

认证业务范围识别：公司根据经国家认监委批准从事的认证领域，现有人力资源状况、拟开发的市场和客户需求的原则，按《知识产权认证管理办法》、ISO/IEC 17021：2015《合格评定 管理体系审核认证机构的要求》（CNAS-CC01）等文件要求综合识别评价本公司拟开展的各认证领域的认证项目和收费标准，总经理审阅后作为公司确定的认证项目（见附表1）和收费标准【具体参照《知识产权管理体系收费标准》执行，并公布于HIC官网】。

5. 人员管理

5.1 认证规则/认证方案制定、审核方案管理、合同评审、认证决定及人员能力评价人员

5.1.1 应符合IPMS认证规则、认证方案制定人员专业能力初始资格准则；

5.1.2 应符合IPMS审核方案管理专业能力初始资格准则；

5.1.3 应符合IPMS合同评审专业能力初始资格准则；

5.1.4 应符合IPMS认证决定人员的专业能力初始资格准则；

5.1.5 应符合IPMS专业能力评价人员专业能力初始资格准则；

5.1.6 应成功地完成了基于 GB/T 19011、GB/T 27021 所述审核过程及知识产权管理体系认证标准、知识产权认证管理办法的培训；

5.1.7 如认证规则、认证方案制定人员和合同评审人员、认证决定人员、人员能力评价人员同时为审核员时，对其审核员资格的评价可替代其认证管理人员的能力评价。

5.1.8 以上人员应均为认证机构专职认证人员，满足从事知识产权认证活动所需的相关知识与技能要求，并符合国家认证人员职业资格的相关要求；认证人员不得从事违反国家认证人员职业资格相关要求的活动（例如知识产权认证辅导咨询、专利代理等工作）。

5.2 审核员

5.2.1 应符合IPMS审核员的专业能力初始资格准则，且审核员应获得经CCAA 注册的IPMS审核员资格；

5.2.2 审核员审核经历要求同 CCAA 注册要求；

5.2.3 审核员应当为专职认证人员，满足从事知识产权认证活动所需的相关知识与技能要求，并符合国家认证人员职业资格的相关要求；不得从事违反国家认证人员职业资格要求的相关活动（例如知识产权认证辅导咨询、专利代理等工作）。

5.3 技术专家

必要时，审核组可安排技术专家，技术专家主要负责提供认证审核的技术支持，不作为审核员实施审核，不计入审核时间，其在审核过程中的活动由审核组中的审核员承担责任。

5.4 认证人员的初始评价

5.4.1 认证人员初始能力评价

a 所有认证人员的知识和能力要求、特定技能要求等，须满足ISO/IEC 17021：2015《合格评定 管理体系审核认证机构的要求》（CNAS-CC01：2015）、《知识产权认证管理办法》、《HIC-UD-08能力分析评价系统管理程序》对认证人员的相关知识和能力要求。

b 由管理部根据初始能力评价准则（详见《HIC-UD-08能力分析评价系统管理程序》）进行初始能力评价前的人事确认并记录，记录包括被评价人的教育、工作、培训、审核（咨询）的相关信息，填写《认证人员登记表》、《审核员/技术专家审核经历汇总表》（审核员专用）以获取其知识和技能的证据，使对其能力有基本了解；《认证人员登记表》内容尽可能详细、充分、以便于识别被评价人员所具有的知识和技能；

c 管理部应在招聘人员入职时进行基本的面试考察，以了解其过去的工作经历知识和技能的情况；将面试情况记录在《管理体系认证人员面试报告》中，必要时对记录中相关信息进行验证、澄清和确认；

d 技术委员会获得管理部的上述有关材料记录后，组织评价人员根据《HIC-UD-08能力分析评价系统管理程序》规定的评价准则对认证人员进行初始能力评价，将评价结果填写在《认证人员专业能力评价表》中。

e 技术委员会对批准评价合格的认证人员分别建档编制最新评价结果和注册状态的《认证人员一览表》备案，之后准备进入认证人员初始能力测试程序。

5.4.2 认证人员初始能力测试

5.4.2.1 审核员/技术专家的初始能力测试

a 技术委员会根据4.3.1.d的《认证人员专业能力评价表》所输出的认证业务范围，依据知识产权管理体系业务专业知识内容编制并提供一份《审核员/认证管理人员专业能力测试表》做测试，并交回技术委员会。经技术委员会评价，管理者代表审批，审定符合要求报总经理批准即认定该审核员能力合格可安排其参加审核。如测试结果为不合格的，则需要对该工作岗位进行特定知识和技能的专项培训并再考核合格后方可参加审核。

b 注册级别审核员首次参加华凯审核，需具有组长资格的人员进行见证，并填写《审核员初始能力见证评价报告》。见证不合格者需重新安排见证或经专项培训考核合格后方可正式执行审核任务。CCAA见证可替代首次见证。特殊情况由管理者代表组织技术委员会讨论决定。

c 涉及认证标准更新换版，审核员需认真学习新标准的要求，参加培训机构或公司内部组织的培训，通过公司组织的考试及CCAA组织的考试，并完成CCAA转换注册，确认符合要求后，方可参加新版标准的审核。

5.4.2.2认证管理员（申请/合同评审人员、计划/方案管理人员、认证方案/实施规则制定人员）的初始能力测试

纳入《认证人员一览表》备案的项目管理人员，由技术委员会依据知识产权管理体系业务专业知识内容编制并提供一份《审核员/认证管理人员专业能力测试表》做测试，并交回技术委员会。经技术委员会评价，管理者代表审核，审定符合要求报总经理批准即认定该项目管理员具备相应专业能力。如评价、测试结果为不合格的，则需要对该工作岗位进行特定知识和技能的专项培训并再考核合格后方可上岗。

5.4.2.3 报告检查/认证决定人员的初始能力测试

纳入《认证人员一览表》备案的报告检查/认证决定人员，技术委员会根据5.4.1.d的《认证人员专业能力评价表》所输出的认证业务范围，依据知识产权管理体系业务专业知识内容编制并提供一份《审核员/认证管理人员专业能力测试表》做测试，并交回技术委员会。经技术委员会评价，管理者代表审批，审定符合要求报总经理批准即认定该报告检查/认证决定人员具备相应专业能力。如评价、测试结果为不合格的，则需要对该工作岗位进行特定知识和技能的专项培训并再考核合格后方可上岗。

5.4.2.4 能力评价人员的初始能力测试

纳入《认证人员一览表》备案的能力评价人员，由管理者代表依据知识产权管理体系业务专业知识内容编制并提供一份《审核员/认证管理人员专业能力测试表》做测试，并交回技术委员会。经技术委员会评价，管理者代表审批，审定符合要求报总经理批准即认定该能力评价人员具备相应专业能力。如评价、测试结果为不合格的，则需要对该工作岗位进行特定知识和技能的专项培训并再考核合格后方可上岗。

5.4.2.5 涉及认证标准更新换版，认证决定人员、专业能力评价人员、合同评审人员、审核方案管理人员、认证规则/方案制定人员需认真学习新标准的要求，参加机构组织的培训并通过考试，确认符合要求后，方可实施新版标准的认证工作。审核员能力更新评价可替代以上岗位能力评价。

5.5 认证人员的连续监控评价

5.5.1 工作过程中能力监控评价是通过在认证人员日常实际工作、审核中的能力表现予以多方式的证实其能力是否得到保持。

5.5.2 对审核项目中审核员（含实习审核员）、技术专家的审核工作的专业能力和合规性的过程监控评价。于每一个审核项目中，由审核组长现场按照规定的考察项目实施并记录在《现场表现评价表》中。如现场表现见证评价结果出现一项为“较差”或“差”的，则需要对该审核人员进行补充培训及考核。

5.5.3 委托客户对审核组成员的工作表现及能力的过程监控评价。所有的认证审核项目结束后，在客户获证后由客服人员与认证组织联系，提供一份《认证组织满意度调查评价表》（评价对象为公司的项目管理人员及本次审核的审核组各成员），请获证组织在对公司信息沟通、审核组成员在审核工作的专业性、工作能力和合规性、服务质量等进行评定。客服部收回调查评价表后进行统计分析，对评价不合格的当事人，应视为客户投诉处理，按照相关程序要求进行处理。

5.5.4 对认证关键岗位人员（项目管理员、报告检查/认证决定人员、能力评价人员）的岗位工作中的能力表现的连续监控评价：由技术委员会每月任意抽查认证审核项目档案，按照档案认证流程涉及的认证关键岗位人员进行评价，评价小组由管理者代表主导，知识产权事业部、审核部、技术委员会组成，评价采用检查申请评审、审核计划和方案策划、审核过程、专业能力评价、认证决定等活动涉及的文件、记录并与有关岗位人员、认证人员进行核对、验证，来证实关键岗位作业人员的能力保持的符合性。

5.6 认证人员的能力定期测试及评价 

5.6.1 对审核员能力的定期评价采用每年一次内部见证来评价。评价结果记录在《审核员年度见证评价报告》。审核部每年安排内部见证审核计划。对评价结果不合格的审核员，审核部将撤销其相应的审核任务。CCAA级别晋升见证，可替代当年内部见证。

5.6.2 对关键岗位人员（合同评审人员、审核方案管理人员、认证规则/方案制定人员、认证决定人员、能力评价人员）的能力进行年度确认，每年技术委员会、审核部组成评价组，按照《认证活动关键岗位人员评价表》对关键岗位人员进行考评。对测试不合格的关键岗位人员，技术委员会将撤销其相应的认证领域中的业务范围。

5.7 审核员初次担任组长的能力评价

5.7.1 注册级别审核员初次担任组长的，需要对其组长资格的能力进行一次见证评价。申请人需填写《实习组长申请表》，经在审核任务批准后由审核部安排见习组长作为审核组的组长开展审核。现场见证人员为具有注册审核员资格及组长资格的审核人员。现场见证后见证员填写《审核组长见证评价报告》。

5.7.2 注册级别审核员的组长资格的能力见证原则为一次见证，对见证结论最终意见为不合格的，需提出申请再次见证直至见证结论最终意见为合格，审核部才能在后续安排审核项目时给予其组长角色。

6. 过程管理程序

6.1 申请评审

6.1.1 应向申请组织至少公开以下信息：

6.1.1.1 可开展认证业务的范围；

6.1.1.2 知识产权认证过程和要求；

6.1.1.3 认证证书样式；

6.1.1.4 对认证过程的申诉、投诉规定；

6.1.1.5 分支机构和办事机构(如果有)的名称、业务范围、地址(满足业务需求的固定办公场所)等；

6.1.1.6 认证的授予、拒绝、保持、更新、暂停、恢复、撤销、扩大或缩小认证范围的过程；

6.1.1.7 认证机构的名称和认证标志或饊标的使用要求；

6.1.1.8 公正性的政策。

6.1.2 评审需提交的资料：

6.1.2.1 知识产权管理体系认证申请书，应包括申请组织基本信息、拟申请认证的知识产权及活动、拟申请的认证范围、经营/运行/服务的认证范围及活动的情况说明；

6.1.2.2 有关法规规定的法律地位证明复印件，若知识产权管理体系覆盖多场所活动，应附每个场所的法律地位证明文件的复印件(必要时) ；

6.1.2.3 知识产权管理体系覆盖的活动涉及法律法规要求的行政许可证明、资质证书、强制性认证证书等的复印件；

6.1.2.4 知识产权管理体系文件，且有效运行3个月以上；

6.1.2.5 知识产权清单；

6.1.2.6 申请组织声明；

6.1.2.7 内部审核资料；

6.1.2.8 管理评审资料；

6.1.2.9 其他补充资料；

6.1.3 申请评审人员在收到上述申请资料之后，负责对客户认证申请的范围、法律法规等方面进行评审，以及任何其它影响认证活动的因素、申请组织及其管理体系的信息充分性、申请组织的风险是否可接受等，由华凯检验认证管理系统保存合同评审的记录；合同评审所有评审结果信息应记录在合同评审表中，并结合组织人数、企业活动、组织结构等因素确定审核时间，同时根据上述评审，应确定审核组及进行认证决定需要具备的能力。

6.1.4 当发生以下情形时，HIC 拒绝受理其申请：

6.1.4.1 申请组织的知识产权与其实际经营范围明显不符的；

6.1.4.2 申请组织的规模、人数或经营状况明显不适于知识产权管理体系运行的 (比如，组织全职工作人员少于5人)；申请组织有资质最低人数要求时，体系人数低于资质要求的；

6.1.4.3 申请组织为非正常专利申请主体的；

6.1.4.4 申请组织从事知识产权服务活动的；

6.1.4.5 申请组织或申请组织的法人代表被国家企业信用信息公示系统、信用中国等纳入失信主体的；

6.1.4.6 申请组织无任何知识产权、无创新活动的；申请组织为服务型、外贸型等无实际创新活动的；

6.1.4.7 申请组织被知识产权行政执法部门或其他部门责令停业整顿，或因发生重大环境污染、安全等事故被行政处罚并处在处罚执行期的；

6.1.4.8 申请组织涉及国家安全、政治组织、社会民俗、民族宗教等领域的，在国家认监委统筹安排前，拒绝受理；

6.1.4.9 申请组织的材料经初评明显弄虚作假的；

6.1.4.10 其他违反国家法律、行业规定的情形；

6.1.5 当公司基于申请评审的结果拒绝认证申请时，应记录拒绝申请的原因并使客户清楚拒绝的原因。申请可能会被拒绝的原因包括但不限于认可业务范围、地理位置限制、专业能力，资源限制等。

6.2 签订认证合同

在实施认证审核前，应与申请组织签订具有法律效力的书面认证合同，合同应至少包含以下内容：

6.2.1 申请组织获得认证后持续有效运行知识产权管理体系的承诺；

6.2.2 申请组织对遵守认证认可相关法律法规，协助认证监管部门的监督检查，对有关事项的询问和调查如实提供相关材料和信息的承诺；

6.2.3 申请组织承诺获得认证后发生有关变更时，应及时向我机构通报：

1）知识产权出现重大违法、违规或争议；

2）被知识产权主管部门监管认定的不符合或被媒体进行了负面曝光；

3）相关情况发生变更，包括：法律地位、组织运行/经管状况或所有权变更；法人代表、最高管理者变更；

6.2.4 申请组织承诺获得认证后正确使用认证证书、认证标志和有关信息；

6.2.5 报认证的知识产权管理体系覆盖的活动范围；

6.2.6 在认证审核及认证证书有效期内，认证机构、申请组织各自应当承担的责任、权利和义务；

6.2.7 认证服务的费用、审核时间、付费方式及违约条款。

6.3 审核方案

6.3.1 申请组织全额支付认证费用后，方可策划审核方案；

6.3.2 应对整个认证周期制定审核方案，以清晰地识别所需的审核活动，这些审核活动用以证实客户的管理体系符合认证所依据标准或其他规范性文件的要求。认证周期的审核方案应覆盖全部的管理体系要求。

6.3.3 初次认证审核方案应包括两阶段初次审核、认证决定之后的第一年与第二年的监督审核和第三年在认证到期前进行的再认证审核。第一个三年的认证周期从初次认证决定算起。以后的周期从再认证决定算起。审核方案的确定和任何后续调整应考虑客户的规模，其管理体系、产品和过程的范围与复杂程度，以及经过证实的管理体系有效性水平和以前审核的结果。

6.3.4 监督审核应至少每个日历年（应进行再认证的年份除外）进行一次。初次认证后的第一次监督审核应在认证决定日期起12个月内进行。

6.3.5 如果认证机构考虑客户已获的认证或由另一认证机构实施的审核，则应获取并保留充足的证据，例如报告和对不符合采取的纠正措施的文件。所获取的文件应为满足本文件要求提供支持。认证机构应根据获取的信息证明对审核方案的任何调整的合理性，并予以记录，并对以前不符合的纠正措施的实施进行跟踪。

6.3.6 如果客户采用轮班作业，应在建立审核方案和编制审核计划时考虑在轮班工作中发生的活动。

6.4 审核时间的确定

6.4.1 最少审核时间包括初次认证的第一阶段和第二阶段的审核时间，但不包括审核准备和编制审核报告的时间；

6.4.2 审核人日具体参照《审核活动工作人日管理要求》执行，《IPMS 审核人日基准表》公布于 HIC 官网；

6.4.3 整个审核时间中，需综合考虑申请组织的规模、人数、组织结构、业务领域数量、专业特性等复杂程度适当增加审核人日。

6.5 策划审核

6.5.1 确定审核目的、范围和准则

6.5.1.1 审核目的应由认证机构确定。审核范围和准则，包括任何更改，应由认证机构在与客户商讨后确定。

6.5.1.2 审核目的应说明审核要完成什么，并应包括下列内容：

1）确定客户管理体系或其部分与审核准则的符合性；

2）确定管理体系确保客户满足适用的法律、法规及合同要求的能力；

3）确定管理体系在确保客户可以合理预期实现其规定目标方面的有效性；

4）适用时，识别管理体系的潜在改进区域。

6.5.1.3 审核范围应说明审核的内容和界限，例如拟审核的场所、组织单元、活动及过程。当初次认证或再认证过程包含一次以上审核（例如覆盖不同场所的审核）时，单次审核的范围可能并不覆盖整个认证范围，但整个审核所覆盖的范围应与认证文件中的范围一致。

6.5.1.4 审核准则应被用作确定符合性的依据，并应包括：

1）知识产权管理体系规范性文件的要求；

2）所确定的由客户制定的知识产权管理体系的过程和文件。

6.5.2 选派审核组

6.5.2.1 认证机构应有根据实现审核目的所需的能力以及公正性要求来选择和任命审核组（包括审核组长以及必要的技术专家）的过程。如果仅有一名审核员，该审核员应有能力履行适用于该审核的审核组长职责。

6.5.2.2 决定审核组的规模和组成时，应考虑下列因素：

1）审核目的、范围、准则和预计的审核时间；

2）实现审核目的所需的审核组整体能力；

3）认证要求（包括任何适用的法律、法规或合同要求）；

4）语言和文化等。

6.5.2.3 审核组长和审核员所需的知识和技能可以通过技术专家和翻译人员补充。技术专家和翻译人员应在审核员的指导下工作。使用翻译人员时，翻译人员的选择要避免他们对审核产生不正当影响。

6.5.2.4 技术专家主要负责提供认证审核的技术支持，不作为审核员实施审核，不计入审核时间，其在审核过程中的活动由审核组中的审核员承担责任；

6.5.2.5 审核组可以有实习审核员，实习审核员应在审核员的指导下参与审核，不计入审核时间，不单独出具记录等审核文件，其在审核过程中的活动由审核组中的审核员承担责任。

6.5.2.6 审核组长在与审核组商议后，应向每个审核组成员分配对特定过程、职能、场所、区域或活动实施审核的职责。所进行的分配应考虑到所需的能力、有效并高效地使用审核组以及审核员、实习审核员和技术专家的不同作用和职责。在审核进程中，为确保实现审核目的，可以改变工作分配。

6.5.3 审核计划

认证机构应确保为审核方案中确定的每次审核编制审核计划，以便为有关各方就审核活动的日程安排和实施达成一致提供依据。

6.5.3.1 审核组长应编制审核计划（第一阶段审核不要求正式的审核计划，但应建立保留审核策划的证据），审核计划至少包括以下内容：

1）审核目的；

2）审核准则；

3）审核范围（包括识别拟审核的组织和职能单元或过程）；

4）审核涉及的部门和场所、拟实施现场审核活动（适用时，包括对临时场所的访问和远程审核活动）的日期和场所；

5）预计的现场审核活动持续时间；

6）审核组成员及与审核组同行的人员（例如观察员或翻译）的角色和职责。

6.5.3.2 审核组任务的沟通

认证机构应明确说明审核组的任务。认证机构应要求审核组：

1）检查和验证客户与管理体系标准相关的结构、方针、过程、程序、记录及相关文件；

2）确定上述方面满足与拟认证范围相关的所有要求；

3）确定客户组织有效地建立、实施并保持了知识产权管理体系过程和程序，以便为建立对客户知识产权管理体系的信任提供基础；

4）告知客户其方针、目标及指标的任何不一致，以使其采取措施。

5）与受审核方沟通，了解是否经过标准的系统培训，是否能够理解并运用标准；明确核查企业负责人、知识产权管理人员等相关人员是否参加统一的网络培训平台等课程培训，并通过考核取得相应证书，并如实记录相关核实情况。

6.5.3.3 在现场审核活动开始前，审核计划应经审核委托方确认和接受，并提交给受审核方。如遇特殊情况临时变更计划时，应及时将变更情况书面通知受审核的申请组织，并协商一致。

6.5.3.4 认证机构应向客户提供审核组每位成员的姓名，并在客户请求时使其能够了解每位成员的背景情况。认证机构应留出足够的时间，以使客户能够对某一审核组成员的任命表示反对，并在反对有效时使认证机构能够重组审核组。

6.5.3.5 如果知识产权管理体系覆盖范围包括在多个场所进行相同或相近的活动，且这些场所都处于申请组织授权和控制下，可以在审核中对这些场所进行抽样，依据认证机构文件化程序的规定实施抽样，以确保对所抽样本进行的审核对知识产权管理体系包含的所有场所具有代表性。如果不同场所的活动存在明显差异、或不同场所间存在可能对知识产权管理有显著影响的区域性因素，则不能采用抽样审核的方法，应当逐一到各现场进行审核。

6.5.3.6 为使现场审核活动能够观察到知识产权创造(获取)、运用、保护、管理活动情况，现场审核应安排在申请组织正常经营/运行的场所和时间进行。

6.6 初次认证  

知识产权管理体系的初次认证审核应分两个阶段实施：第一阶段和第二阶段。

6.6.1 第一阶段审核

6.6.1.1 应收集申请组织知识产权管理体系策划信息，了解组织的情况， 确定申请组织是否具备接受二阶段审核的条件，至少覆盖以下内容：

1）结合组织实际情况，确认申请组织实际情况与知识产权管理体系成文信息描述的一致性，特别是体系成文信息中描述的产品和服务、产品或服务的研究开发与设计（新增）、部门设置和职责与权限、生产或服务过程等是否与申请组织的实际情况相一致，是否符合标准及相关要求；

2）结合组织实际情况，审核申请组织理解和实施 IPMS 认证标准要求的情况，确认知识产权管理体系是否已运行并且超过3个月；管理手册（或文件化信息）描述的体系适用范围、不适用条款删减是否符合标准及相关要求；程序文件内容与数量是否符合标准及相关要求；评价受审核方 IPMS 运行过程中是否实施了内部审核与管理评审，评审内审与管理评审的充分性、适宜性与有效性；对知识产权管理体系重要的风险因素、相关活动执行的控制文件/措施是否进行了描述，知识产权相关过程识别是否准确、充分；确定受审核方已按约定标准建立并运作了一个管理体系，并依此确认受审核方对审核的准备程度；

3）确认申请组织建立的知识产权管理体系覆盖的活动内容和范围、体系覆盖范围内有效人数、过程和场所，遵守适用的法律法规及强制性标准的情况；在收集遵守法规的信息时， 应对相关资质证明的法律有效性进行检查；

4）结合知识产权管理体系覆盖产品和服务的特点识别对知识产权目标的实现具有重要影响的关键过程，为策划第二阶段审核提供关注点；

5）审查第二阶段审核所配置资源（包括审核组能力和审核员时间）的充分性，确定是否具备第二阶段的审核条件，为认证机构第二阶段审核的顺利实施作充分的准备工作；与申请组织讨论确定第二阶段审核安排。对知识产权管理体系成文信息不符合实际、相关体系运行尚未超过3个月的，第一阶段审核发现的问题，无法在规定的时间内进行整改验证以及其他不具备二阶段审核条件的，不应实施二阶段审核；

6）对不满足上述条件之一的，在未得到妥善解决之前不得进入二阶段审核。

7）审核组应将第一阶段审核形成书面文件的《文件审核报告》及时告知申请组织，包括识别任何引起关注的、在第二阶段审核中可能被判定为不符合的问题；并应告知受审核方，被审核的文件（或文件化信息）（包括删减）不符合标准要求的问题，需报审核组验证符合后方可进入现场审核。

6.6.1.2 一般情况下，不需在企业现场进行第一阶段审核。下列情形可进行一阶段现场审核（受审核方知识产权管理体系复杂）：

1）受审核方的规模、结构及其职能复杂，如：集团公司（具有不同等级体系及其层面的活动）；

2）受审核方的运作场所及现场复杂多样，如具有多个临时场所和/或多场所的组织；

3）受审核方的体系覆盖了相当数量的产品/服务范围，或具有高度复杂的活动和过程。

6.6.1.3 第一阶段审核和第二阶段审核应安排适宜的间隔时间，使申请组织有充分的时间解决第一阶段中发现的问题。

6.6.2 第二阶段审核

6.6.2.1 第二阶段审核的目的是评价受审核方 IPMS 体系实施的符合性和有效性。第一阶段审核提出的影响实施第二阶段审核的问题应在第二阶段审核前得到解决；

6.6.2.2 第二阶段审核应在受审核方的现场进行，应关注（但不限于）以下内容：

1）在第一阶段审核中识别的重要审核点的过程控制的有效性；

2）审核计划是否需发生任何变更情况，包括审核时间、组织名称、地址、审核范围、审核组成员、部门数量或其他任何相关变化；

3）对知识产权管理体系覆盖的过程和活动的管理及控制情况，包括知识产权方针与目标是否一致、目标是否适宜并且可考核 、过程识别是否充分，关键过程识别是否准确；过程控制是否有效；法律地位证明文件是否有效；法规要求的资质许可证书是否真实有效；

4）申请组织实际工作记录是否真实。对于审核发现的真实性存疑的证据应予以记录并在做出审核结论及认证决定时予以考虑；

5）申请组织的内部审核和管理评审是否有效；

6）与受审核方管理层沟通，了解是否经过标准的系统培训，是否能够理解并运用标准；明确核查企业负责人、知识产权管理人员等相关人员是否参加统一的网络培训平台等课程培训，并通过考核取得相应证书，并如实记录相关核实情况。

6.6.2.3 发生以下情况时，审核组应向公司报告，经公司同意后终止审核；

1）受审核方对审核活动不予配合，审核活动无法进行；

2）受审核方实际情况与申请材料有重大不一致，体系运行存在系统性或区域性的、造成严重后果的问题；

3）其他导致审核程序无法完成的情况（如自然灾害、环境突发事件等）；

6.6.2.4 现场审核根据抽样方案计算需审核的在建临时现场的人数，不审核的现场可以不计算，竣工现场人数可以不计算。

抽样方案要求：抽样是基于相同活动的现场实施抽样；

初审的样本量应当为：在建多场所数量的平方根；

监督的样本量应当为：在建多场所数量的平方根乘以系数 0.6；

再认证的样本量应当为：在建多场所数量的平方根乘以系数 0.8；

以上计算结果均需取整至上界，不可四舍五入。举例说明：受审核方有2个相同范围的在建现场，初审抽样数为：2的平方根，1.4，需取2个样本全部审核，不可取抽取1个样本；

6.6.2.5 审核组应按审核计划的安排完成审核任务，获取审核证据，得出审核发现，对照审核目的汇总并讨论审核发现，做出正确的审核结论。审核组应确定受审核方知识产权管理体系存在的不符合，准确界定严重不符合；

6.6.2.6 审核组应当会同申请组织按照审核程序召开首、末次会议。受审核方管理层及与知识产权管理体系相关的职能部门负责人应参加会议。参会人员应签到，审核组应保留首末次会议签到记录；

6.6.2.7 进入审核现场，审核组成员应向受审核方出示身份证明文件。

6.7 审核报告

审核组应对审核活动形成书面审核报告。审核报告应准确、简明和清晰地描述审核活动的主要内容，至少包括以下内容：

6.7.1 申请组织的名称和地址；

6.7.2 申请组织活动范围和场所；

6.7.3 审核的类型、准则和目的；

6.7.4 审核组组长、审核组成员及其个人注册信息；

6.7.5 审核活动的实施日期和地点，包括固定现场和临时现场；对偏离审核计划情况的说明，包括对审核风险及影响审核结论的不确定性的客观陈述；

6.7.6 叙述审核工作情况，按照各项审核要求应逐项描述或引用审核证据、审核发现和审核结论；

6.7.7 识别出的不符合项；

6.7.8 审核组对是否通过认证的意见和建议。

6.8 不符合项纠正/纠正措施的验证

6.8.1 对审核中发现的不符合项，审核组应要求申请组织分析原因，并要求申请组织在规定期限内对不符合项采取纠正和或纠正措施；

6.8.2 审核员应对申请组织所采取的纠正和纠正措施及其结果的有效性进行验证，对于不符合项要求受审核方在最多不超过3个月的期限内采取纠正和纠正措施；若超过3个月未采取纠正和纠正措施的，作出不予认证注册的决定。

6.9 认证决定和认证证书

6.9.1 认证决定

根据审核过程中收集的信息和其他有关信息，做出认证决定；审核组成员不得参与认证决定；做出认证决定前，认证决定人员应明确核查受审核方是否属于下列不予通过的情形：

6.9.1.1 受审核方提供审核的材料明显涉嫌伪造，且员工对知识产权管理体系不了解；

6.9.1.2 受审核方的实际情况与认证合同中约定的组织名称、地址、人员明显不一致的；

6.9.1.3 受审核方申请认证的产品/服务范围超出其经营许可范围，或涉及的生产许可文件、强制认证文件不齐全、无效的；

6.9.1.4 受审核方未开展内部审核及管理评审活动的或其为无效活动的；

6.9.1.5 受审核方的知识产权全部为购买所得，无任何实际研发及创新活动的，且近1年内无任何纳税或社保缴纳记录的；

6.9.1.6 申请组织的管理者代表或知识产权管理人员，未参加官方认可的网络培训平台课程并通过考核的；

6.9.2 认证决定人员应对审核档案（审核记录、审核报告、不符合项的纠正和纠正措施等）进行综合评价基础上，进行评价，作出认证决定。

6.9.3 认证证书

认证证书有效期为3年，认证证书应涵盖以下基本信息（但不限于）：

6.9.3.1 获证组织名称、地址和统一信用代码。该信息应与其法律地位证明文件的信息一致；

6.9.3.2 覆盖的生产经营或服务的地址和业务范围。若认证的范围覆盖多场所，表述覆盖的相关场所的名称和地址信息，该信息应与相应的法律地位证明文件信息一致；

6.9.3.3 管理体系/产品认证符合认证所用标准或其它规范性文件的表述；

6.9.3.4 证书编号；

6.9.3.5 证书签发日期、证书有效期（首次注册日期、注册截止日期）；对初次认证以来未中断过的再认证证书，首次注册日期可为该获证组织初次获得认证证书的年月日；

6.9.3.6 相关的认可标识及认可注册号（适用时）；

6.9.3.7 本机构的名称、地址和认证标志；

6.9.3.8 认证用标准和（或）其它规范性文件所要求的任何其它信息；

6.9.3.9 证书查询方式。认证机构除公布认证证书在本机构网站上的查询方式外， 还应当在证书上注明：“本证书信息可在国家认证认可监督管理委员会官方网站（www.cnca.gov.cn）上查询”，以便于社会监督；

6.9.3.10 需说明的重要提示。

6.9.4 不得颁发认证证书的情形：

6.9.4.1 受审核方提供审核的材料明显涉嫌伪造。且员工对知识产权管理体系不了解的。

6.9.4.2 受审核方的实际情况与认证合同中约定的组织名称，地址、人员明显不一致的。

6.9.4.3 受审核方申请认证的产品/服务范围超出其经营许可范围，或涉及的生产许可文件、强制认证文件不齐全、失效的。

6.9.4.4 受审核方未开展内部审核及管理评审活动的。

6.9.4.5 申请组织的知识产权全部为购买所得，无实际研发及创新活动，且近一年内无任何纳税或社保缴纳记录的；

6.9.4.6 申请组织的管理者代表或知识产权管理人员，未参加官方认可的网络培训平台课程并通过考核的；

6.10 监督审核

应根据策划要求，确保对获证管理体系在认证周期内进行有效的跟踪监督，发生重大变化或发生安全事故时，应增加监督审核的频次；

初次认证后的第一次监督审核应当在认证决定日期起 12 个月内进行，且两次监督审核间隔不超过12个月。每次监督审核内容无须与初次认证相同，但应当在认证证书有效期内覆盖整个体系的审核内容。每次监督审核应尽可能覆盖IPMS体系认证范围内的所有知识产权内容。

IPMS 体系监督审核至少应包括：

a 体系变化和保持情况；

b 已识别的知识产权是否按知识产权管理体系的要求在正常和有效运行；

c 对上次审核中确定的不符合项采取的纠正和纠正措施是否继续有效；

d 体系覆盖的活动涉及法律法规规定的，是否持续符合相关规定；

e 知识产权目标及知识产权绩效是否达到知识产权管理体系确定值。如果没有达到，获证组织是否运行内审机制识别了原因、是否运行管理评审机制确定并实施了改进措施；

f 获证组织对认证标志的使用或对认证资格的引用是否符合《认证认可条例》及其他相关规定；

g 内部审核和管理评审是否规范和有效；

h 是否及时接受和处理投诉；

i 针对体系运行中发现的问题或投诉，及时制定并实施了有效的改进措施。

6.11 再认证

6.11.1 应在认证证书有效期满前三个月实施再认证。再认证程序与初次认证程序一致，但可不进行第一阶段现场审核；

6.11.2 必要时，如IPMS体系有重大变更且经评价需要时，再认证审核应按照审核方案策划的要求进行第一阶段审核；

6.11.3 根据再认证审核的结果，以及认证周期内的体系评价结果和认证使用方的投诉，做出再认证决定。

7. 暂停、撤销、扩大、缩小认证范围

7.1 认证范围扩大

7.1.1 扩大分类

7.1.1.1 获证组织在原有的认证范围中增加其产品（或服务）种类；

7.1.1.2 获证组织生产（或服务）场所增加；

7.1.1.3 获证组织进入一个新的业务范围；

7.1.2 扩大管理

7.1.2.1 当申请方申请扩大获证组织原有认证范围时，需提供变更的体系文件和相应的资料，客服部受理后按合同评审的规定，转交有关部门进行评审和安排审核；

7.1.2.2 本机构将委派审核组对获证组织管理体系文件及管理体系运行是否覆盖了需扩大的认证范围进行审核，并提交现场审核的相关资料，经资料审查合格、认证决定人员审定后，如需扩大的认证范围满足认证要求，本机构将为其颁发经扩大认证范围的管理体系认证证书，同时收回原证书；

7.1.2.3 根据获证组织要求可单独进行扩大认证范围审核，也可同监督审核或再认证一起进行。单独进行扩大范围审核时，审核条款应覆盖认证标准所要求的主要条款。与监督审核同时进行时，涉及扩大认证范围的部分应对主要条款进行审核。审核项目管理人员应根据新的审核范围所涉及活动/产品的复杂性、可能的风险等级、组织新增规模等因素确定增加的审核人日。

7.2 认证范围缩小如果获证组织在认证范围的某些部分持续地或严重地不能满足认证要求，公司将会排除不满足的部分，缩小其认证范围。

7.2.1 缩小分类

7.2.1.1 认证依据标准的要求缩小；

7.2.1.2 管理体系覆盖的产品范围缩小；

7.2.1.3 管理体系覆盖的获证区域缩小；

7.2.1.4 获证组织未能在规定的时间内对审核中发现的不符合采取有效的纠正措施。

7.2.2 缩小管理

7.2.2.1 当组织的产品/服务范围或组织结构因某种原因有所缩小时，组织应通知本机构。或在监督审核时，审核组发现组织的范围已缩小时，应与组织协商，确认是否缩小认证范围；

7.2.2.2 缩小后的认证范围应满足独立认证的条件。如在本机构办公室内无法核实或经核实不能确定缩小后的认证范围是否满足独立认证条件时，应结合监督审核或安排特别监督审核进行现场确认。

7.2.2.3 当缩小认证范围时，可采取如下措施：

1）如范围的缩小只引起风险因素的减少和体系覆盖的部门及分支机构的减少，客服部可直接报请认证决定人员对缩小的范围进行确认后办理有关换证手续；

2）当获证组织申请缩小认证范围时，经知识产权事业部核实，如果缩小后的认证范围仍满足独立认证的条件，可缩小认证范围。如无法核实或经核实不能确定缩小后的认证范围是否满足独立认证条件时，可评审后由知识产权事业部派出审核组进行现场确认，一般结合一次正常的监督审核进行。审核组应现场确认缩小后的认证范围是否满足独立认证的条件。

7.3 认证证书/认证标志的暂停

7.3.1 暂停准则

有表明获证组织存在影响认证的持续有效性和公信力的以下情况之一时，本机构将在调查核实后暂停其认证证书。本机构要求认证证书持有者暂停使用认证证书和认证标志，一般暂停期限不得超过6个月（最短期限不限），但属于第7.3.1.3（c）项情形的暂停期可至相关单位作出许可决定之日。对于特殊的获证组织，比如明确放弃证书的、体系运行严重失效等情况，本机构可不办理暂停手续而直接撤销/注销组织的获证证书或者在暂停未到期前对获证组织的认证证书进行撤销处理。

7.3.1.1 知识产权管理体系持续或严重不满足认证要求，包括对知识产权管理体系运行有效性要求的；

7.3.1.2 不承担、履行认证合同约定的责任和义务的；包括但不限于以下内容：

a 未按《认证证书及标志使用规则》要求使用本机构签发的管理体系证书和认证标志；

b 管理体系发生重大变更已不满足原认证覆盖范围要求，未及时通知本机构得到妥善处理；

c 未按规定及时交纳有关认证费用；

d 不能在规定的时限内接受监督审核、特殊审核。但在获证组织达到监督审核期限而有证据表明获证组织暂不具备实施监督审核的条件时，可以适当延长监督审核期限，但最长间隔不能超过15个月；但不包括初审后的第一次监督；

e 不接受或不配合本机构组织实施的认证有效性内部稽查、国家主管部门组织实施的监督检查；

7.3.1.3 其他违反与本机构签订的合同及其协议的规定；

a 被有关执法监管部门责令停业整顿的；

b 被地方认证监管部门发现体系运行存在问题，需要暂停证书的；

c 持有的行政许可证明、资质证书、强制性认证证书等过期失效，重新提交的申请已被受理但尚未换证的；

d 在监督审核、特殊审核、认证有效性内部稽查中发现的不符合项，在商定的时间内采取的纠正、纠正措施未被接受（或未被证实有效）；

e 发生重大事故，或国家行业监督检查发现重大问题，新闻媒体曝光事件，或在国抽检查中发现不合格；

f 特殊行业，在特定时期国家有要求予以暂停的；

g 对其投诉或任何其它信息证实获证组织不再符合本机构的相关规定要求；

h 获证客户主动请求暂停；

i 其他不满足本机构认证要求的情况。

7.3.2 暂停管理

7.3.2.1 获证组织存在符合暂停准则任一情形，客服部/知识产权事业部/证书管理人员应按本机构规定向总经理提交书面《暂停认证注册资格通知函》，通知函需明确告知获证组织在暂停期间获证组织不得以任何方式使用认证证书、认证标识或引用认证信息，经本机构总经理核准后，由客服部/知识产权事业部向获证组织发出《暂停认证注册资格通知函》。因涉及知识产权事业部的暂停决定均为特殊情形，因此，知识产权事业部在向总经理提交书面《暂停认证注册资格通知函》、做出暂停决定前，需电话告知受审核方最高管理者（总经理/管理者代表）暂停原因及其后果。如受审核方对暂停决定无异议，知识产权事业部应同时将《暂停认证注册资格通知函》原件使用快递发送与获证 组织，并留存复印件；如受审核方总经理/管理者代表对暂停决定提出合规、合理异议，知识产权事业部应立即报告部门经理、高层领导予以解决；

7.3.2.2 客服部/知识产权事业部/证书管理人员负责依据经总经理核准后的《暂停认证证书资格通知函》在本机构信息管理系统中办理暂停作业；

7.3.2.3 技术委员会负责按规定应及时向国家行业主管部门上报暂停信息，并在HIC 网站上公布暂停信息。

7.3.3 暂停认证资格的恢复被暂停获证组织在暂停期内对造成暂停的原因已经根本消除，并且提供了有效的证据至公司认证决定人员评审后，经审批可恢复被暂停获证组织的证书，且更新机构管理系统证书状态和HIC网站。

7.4 认证证书/标志的撤销

7.4.1 撤销准则

获证组织有以下情形之一的，应在获得相关信息并调查核实后撤销其认证证书并要求认证证书的持有者停止使用认证证书/认证标志：

7.4.1.1 被注销、破产或撤销法律地位证明文件的；

7.4.1.2 被国家质量监督检验检疫总局列入质量信用严重失信企业名单；

7.4.1.3 拒绝配合认证监管部门实施的监督检查，或者对有关事项的询问和调查提供了虚假材料或信息的；

7.4.1.4 拒绝接受国家产品质量监督抽查的；

7.4.1.5 出现重大的产品和服务等质量安全事故，经执法监管部门确认是获证组织违规造成的。发生重大事故，造成严重不良社会影响的，经调查造成事故的原因是因为体系存在严重缺陷或组织未能在暂停期内就重大事故的原因进行调查并采取有效的纠正措施；

7.4.1.6 严重违反双方认证合同规定的；

7.4.1.7 有其他严重违反法律法规行为的；

7.4.1.8 暂停认证证书的期限已满但导致暂停的问题未得到解决或纠正的（包括持有的与知识产权管理体系范围有关行政许可证明、资质证书、强制性认证证书等已经过期失效但申请未获批准）；

7.4.1.9 没有运行知识产权管理体系或者已不具备运行条件的；

7.4.1.10 不按相关规定正确引用和宣传获得的认证信息，造成严重影响或后果，或者认证机构已要求其纠正但超过2个月仍未纠正的；

7.4.1.11 其他应当撤销认证证书的；

7.4.1.12 获证客户主动要求撤销证书；

7.4.1.13 其他重大影响管理体系有效性的情况。

7.4.2 撤销手续

7.4.2.1 获证组织存在符合撤销准则任一情形，客服部/知识产权事业部应按本机构规定向总经理提交书面《撤销认证注册资格通知函》，通知函需明确告知获证组织在证书被撤销后，获证组织不得以任何方式使用认证证书、认证标 识或引用认证信息。经本机构总经理核准后，由客服部/知识产权事业部向获证组织发出《撤销认证注册资格通知函》。因涉及知识产权事业部的撤销决定均为特殊情形，因此，知识产权事业部在向总经理提交书面《撤销认证证书/标志资格通知函》、做出撤销决定前，需电话告知受审核方最高管理者（总经理/管理者代表）撤销原因及其后果。如受审核方总经理/管理者代表对撤销决定提出合规、合理异议，知识产权事业部应立即报告部门经理、高层领导予以解决。

7.4.2.2 客服部/知识产权事业部负责依据经总经理核准后的《撤销认证注册资格通知函》在本机构信息管理系统中办理撤销作业；

7.4.2.3 技术委员会负责按规定及时向国家行业主管部门上报撤销信息，并及时在公司网站上公布撤销信息；

7.4.2.4 认证证书自撤销之日起将不可被恢复，如获证组织申请认证证书，按初审提交申请至公司。

8. 申诉

8.1 本机构制定并执行《认证活动反馈信息处理程序》；

8.2 本机构的《认证活动反馈信息处理程序》对申诉的渠道、处理流程做出明确规定。公司对申诉处理中的所有过程负责，并确保参与申诉处理过程的人员没有实施申诉涉及的审核，也没有做出申诉涉及的认证决定；

8.3 对申诉的提出、调查、处理或决定，均不应有对申诉人造成任何的歧视行为；

8.4 对申诉的调查、处理和决定过程至少要包括：

a 收到申诉后，立即登记、立项、调查、处理、确定纠正和纠正措施；

b 跟踪并记录采取的纠正和纠正措施；

c 确保适当的纠正和纠正措施被实施。

8.5 本机构在接到申诉后，应负责收集和验证所有必要的信息，以确定申诉的有效性；

8.6 本机构在接到申诉后，应根据需要在不同阶段向申诉人告知进展结果和处理情况；

8.7 对参与申诉的调查、处理或决定的人员均应与该申诉事件无关，对申诉的处理结 果要经本机构总经理批准；

8.8 在申诉处理过程结束时，以书面形式正式告知申诉人处理结果。

9. 投诉

9.1 本机构的《认证活动反馈信息处理程序》对投诉处理流程进行说明。本机构对投诉处理过程各层级的决定负责；

9.2 投诉的提交、调查和决定不应造成针对投诉人的任何歧视行为；

9.3 本机构在接到投诉时，应先确认该投诉是否与公司的认证活动有关，若有关，应按《认证活动反馈信息处理程序》执行；若投诉与获证组织有关，本机构在处理该投诉时，还应考虑对获证组织管理体系的有效性进行评价；

9.4 对于与获证组织有关的投诉，本机构应在适当的时间告知该组织；

9.5 本机构应按《认证活动反馈信息处理程序》要求对受理和评价投诉并对之做出决定，该过程涉及投诉人和投诉事项的方面应做到保密要求；

9.6 对投诉的调查、处理和决定过程至少要包括：

a 收到投诉后，立即登记、立项、调查、处理、确定纠正和纠正措施；

b 跟踪并记录采取的纠正和纠正措施；

c 确保适当的纠正和纠正措施被实施。

9.7 对受理的投诉事件公司应负责收集与核实，并确认所需的一切信息；

9.8 本机构在接到投诉后，应在不同阶段向投诉人告知进展结果和处理情况；

9.9 对参与投诉的调查、处理或决定的人员均应与该投诉事件无关，对投诉的处理结 果要经本机构总经理批准；

9.10 可能时，本机构在投诉处理过程结束时，以书面形式正式告知投诉人处理结果；

9.11 本机构应与客户及投诉人共同商定是否将投诉事件公开，如决定公开，还应商定可公开信息的程度、方式与内容。

10. 申请组织和客户的记录

10.1 本机构应保存所有客户的认证审核活动记录，包括已提交申请的、已完成审核的、已授予证书的及已被暂停或撤销的客户；

10.2 应保存的获证组织的记录有：

a 客户的申请资料，初次审核、监督审核和再认证审核的审核报告；

b 正式签订的认证审核协议；

c 对每个审核项目的审核方案策划记录（包括：抽样方法的理由；确定审核时间的理由等）；

d 客户不符合的纠正和纠正措施验证记录；

e 客户的申投诉及后续纠正和纠正措施的记录；

f 适用时，委员会审议和决定的记录；

g 认证决定的文件；

h 审核员及技术专家的个人专业能力记录；

i 审核方案。

10.3 本机构应确保客户的记录在保存、传递等方面的安全与保密；

10.4 本机构建立的《记录管理程序》，规定记录保存的政策和程序。记录保存期应为认证证书有效期届满或者注销、撤销之日起2年以上。必要时，记录需按法律规定保存更长的时间。

11. 知识产权管理体系认证收费规则

11.1 申请费：初次认证、再认证的申请费用。

11.2 审核费：初次认证、监督审核、再认证的文件审核、现场审核(包括多现场)以及申请组织扩大认证范围审核所发生的费用。

11.3 审定与注册费（含证书费）：初次认证、再认证的审定与注册费用。

11.4 年金（含标志使用费）：适用于监督的申请组织。

11.5 其他：加印证书费，补发证书费，现场审核的食宿差旅等费用。

11.6 HIC应有形成文件的收费标准的依据，并在HIC官网（http://www.hicgroup.com.cn）予以公布。

12. 其他

对因应发生自然灾害例如台风、海啸及地震可能对获得认可的认证证书的组织有影响时，HIC将具体执行《受到自然灾害影响情况下对获证组织的管理办法》的有关规定。

13. 附则

13.1 本文件仅适用于深圳华凯检验认证有限公司知识产权事业部，并发布适用文件于官网（http://www.hicgroup.com.cn），便于社会监督；

13.2 本文件自发布之日起实施。